Dzięki wygodzie jaką zapewniają, sklepy internetowe cieszą się niesłabnącą popularnością. Jeśli zastanawiasz się nad otwarciem własnej działalności w tej branży, poniżej znajdziesz podstawowe informacje i porady odnośnie do prowadzenia sklepu internetowego.
Sklep internetowy w świetle przepisów
Zacznijmy od rzeczy podstawowej, czyli wymagań prawnych stawianych przed osobami chcącymi otworzyć własny sklep internetowy.
Forma prowadzenia
Choć samo założenie sklepu internetowego nie wymaga posiadania własnej działalności gospodarczej, sprzedaż towarów i związana z tym ewidencja musi być prowadzone przez firmę — w tej materii sklep internetowy nie różni się od fizycznego.
Można go prowadzić w każdej formie, wyłączając spółkę partnerską. W związku z tym może on prosperować jako jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka jawna, cywilna, akcyjna, z o.o., komandytowa, czy komandytowo-akcyjna.
Rejestracja
Spółki cywilne lub jednoosobowe działalności gospodarcze muszą zostać zgłoszone w CEIDG, pozostałe formy prowadzenia działalności objęte są obowiązkiem rejestracji w KRS.
Od 30 kwietnia 2018 roku możliwe jest także prowadzenie tzw. działalności nierejestrowanej — warunkiem podstawowym jest nieprzekroczenie połowy wynagrodzenia minimalnego, które w 2018 r. wynosi 1050 zł, a dodatkowo niewykonywanie działalności gospodarczej przez podatnika w okresie ostatnich 60 miesięcy.
Poza tym, jeśli sprzedawane towary lub usługi objęte będą podatkiem VAT, należy najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie danej sprzedaży złożyć formularz VAT-R do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, służący rejestracji przedsiębiorcy jako zwolnionego lub czynnego podatnika.
Z VAT-em, czy jednak bez
W tej materii trzeba pamiętać, że prowadzenie sprzedaży niektórych produktów automatycznie zobowiązuje do rejestracji jako czynny podatnik VAT — będą to m.in. wyroby z metali szlachetnych i wszystkie towary objęte akcyzą. W przypadku, gdy przedsiębiorca zachowuje prawo do zwolnienia z tego podatku, warto z niego skorzystać w momencie gdy:
- przedmiotami handlu będą dzieła produkcji własnej (np. rękodzieła) — pod warunkiem, że nie wymagała ona zakupu drogich materiałów
- koszty działalności są zerowe lub niskie
- oferta sklepu kierowana jest do osób prywatnych, niemogących odliczać VAT-u od zakupów lub podmiotów z tego podatku zwolnionych.
Natomiast bycie czynnym podatnikiem opłacić się może gdy:
- towary pochodzą z zewnętrznych źródeł
- koszty generowane przez sklep są bardzo wysokie
- znaczna część sprzedaży będzie prowadzona na rzecz innych firm
- nakłady przewidywane na rozwój sklepu są duże.
Określenie PKD
Dla sklepu internetowego podstawowym PKD jest 47.91.Z (sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet).
Forma opodatkowania
Osoby fizyczne lub spółki osobowe mają prawo wybrać formę opodatkowania spośród: zasad ogólnych według skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu.
Ryczałt obejmujący działalność usługową w zakresie handlu wynosi 3%. Może to być bardzo opłacalna opcja dla sklepu internetowego, nie tylko ze względu na niski podatek, ale także minimalną ilość formalności. Minusem ryczałtu jest za to brak możliwości rozliczania kosztów. Trzeba też pamiętać, że przy tej formie opodatkowania, nie można czerpać dochodów z m.in. sprzedaży części i akcesoriów samochodowych, czy reklamy (pełna lista dostępna w załączniku do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne). Choćby pojedynczy taki przychód oznacza automatyczne przejście na ogólne zasady i prowadzenie KPiR.
Dla podatników, którym nie przysługuje możliwość rozliczeń ryczałtowych, opłacać mogą się także zasady ogólne — pod warunkiem nieprzekroczenia pierwszego progu skali, czyli 85 528 zł dochodu. Opodatkowanie wg skali umożliwia skorzystanie z licznych ulg, do których nie ma się dostępu w przypadku podatku liniowego (np. wspólne rozliczenie z małżonkiem, czy ulga prorodzinna).
Prowadzenie sklepu w formie spółki prawnej (akcyjnej lub z o.o.) albo komandytowo-akcyjnej automatycznie kwalifikuje przedsiębiorstwo jako podatnika podatku CIT.
ZUS
Zgłoszenie siebie do ubezpieczenia ZUS będzie wymagane dla przedsiębiorców działających w formie jednoosobowych działalności gospodarczych, jednoosobowej spółki z o.o., jawnej, cywilnej lub komandytowej. Obowiązek opłacania własnych składek dotyczy każdego wspólnika tych spółek. Wysokości tych składek wynosiły w III kwartale 2018 roku odpowiednio:
- 1163,39 zł bez ubezpieczenia chorobowego
- 1228,70 zł z ubezpieczeniem chorobowym
Kwoty te uwzględniają także składkę na Fundusz Pracy. Przedsiębiorcy rozliczają się ze składek na swoje poszczególne rodzaje ubezpieczeń w deklaracji rozliczeniowej jako osoby prowadzące pozarolniczą działalność.
Warto pamiętać, że osobom rozpoczynającym prowadzenie działalności jednoosobowej przysługuje prawo do skorzystania z tzw. preferencyjnych stawek ZUS przez okres 24 miesięcy (podstawą do tego jest Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych). Wiąże się to z niższymi stawkami ubezpieczeń i brakiem obowiązku opłacania FP.
Świeżo upieczonemu przedsiębiorcy przysługuje także możliwość skorzystania z tzw. ulgi na start — trwającego 6 miesięcy kalendarzowych od dnia podjęcia działalności gospodarczej zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne.
W przypadku prowadzenia sklepu internetowego w formie wieloosobowych spółek z o.o., akcyjnych lub komandytowo-akcyjnych nie ma się tytułu do żadnych ubezpieczeń w ZUS. Same spółki tego typu nie podlegają więc ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. Mają jednak obowiązek uiszczania składek w przypadku zatrudniania pracowników.
Kasa fiskalna a sklep internetowy
Bezwzględny obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej może dotyczyć także sklepów internetowych, jeśli prowadzona jest w nich sprzedaż niektórych produktów na rzecz ryczałtowych rolników lub osób nieprowadzących działalności gospodarczej.
Inne kryterium stosowania kas fiskalnych — w przypadku, gdy nie obliguje do tego rodzaj sprzedawanych produktów — oparte jest na wysokości kwoty obrotu w roku podatkowym. Czynni podatnicy VAT są zobowiązani do stosowania kas fiskalnych w momencie, gdy wysokość ich obrotów ze sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych przekroczyła 20 000 zł netto w poprzednim roku podatkowym.
Sklepy internetowe mogą zostać zwolnione z obowiązku posiadania kas fiskalnych, jeśli płatności przyjmowane są wyłącznie za pośrednictwem banku — wymaga to jednak odpowiednich opisów każdego z wpływów środków pieniężnych na konto. Z płatności powinno jasno wynikać, sprzedaży jakiego towaru dotyczyła (dla sklepów internetowych może, ale nie musi, wystarczyć tutaj numer zamówienia) oraz na czyją rzecz jej dokonano. Na przelewie winny więc znaleźć się dane klienta (także adres w wypadku sprzedaży wysyłkowej). Powyższe zwolnienie nie może mieć zastosowania w przypadku sklepów dopuszczających odbiór osobisty i płatności gotówką.
RODO w sklepach internetowych
Skoro pojawił się wątek danych osobowych, nie sposób nie wspomnieć także o RODO. Obowiązek stosowania przepisów zawartych w Rozporządzeniu RODO nie omija także sklepów internetowych. Przede wszystkim zobowiązują one e-sklepy do należytej ochrony danych osobowych ich klientów. Według przytoczonego rozporządzenia osobom, których dane podlegają przetwarzaniu, przysługują szczególnie trzy prawa:
- do usunięcia danych
- do przenoszenia danych
- dostępu do ich danych
Zasady należytej ochrony danych (za RODO) to m.in. zasada integralności i poufności (sposób przetwarzania danych osobowych musi zapewniać im odpowiednie bezpieczeństwo) oraz zasadę rozliczalności (obowiązek przestrzegania i wykazania przestrzegania zasad przetwarzania danych spada na ich administratora).
W praktyce dostosowanie e-sklepu pod RODO polega na:
- skontrolowaniu i dostosowaniu tzw. checkboxów wykorzystywanych na stronie sklepu pod kątem zgodności z RODO
- aktualizacji regulaminu i polityki prywatności zgodnie z ww. rozporządzeniem
- dodanie ewentualnych dodatkowych informacji, w przypadku gdy jest to konieczne w świetle RODO.
Zarządzanie sklepem internetowym
Jak każdy inny biznes, sklepy internetowe rozwijają się etapowo. Z początku, kiedy działalność ma jeszcze mały zasięg, właściciele firmy są w stanie samodzielnie poradzić sobie z organizacją obsługi sklepu i zarządzaniem nim. Wraz z upływem czasu i zwiększeniem się zasięgu, co przekłada się bezpośrednio na większą ilość zamówień i nakładu pracy, samodzielna obsługa może się okazać sporym wyzwaniem — pomocna okaże się wtedy zmiana dotychczasowego systemu zarządzania firmą.
Pojawiające się wyzwania są charakterystyczne dla całości branży e-commerce, a dotyczą m.in.:
- sprawności funkcjonowania magazynów
- zarządzania dokumentacją
- szybkości i łatwości płatności.
Sprawne funkcjonowanie magazynów
Nie da się ukryć, że klienci internetowych sklepów stanowią grupę odbiorców o dość sporych wymaganiach — towar ma trafiać do nich jak najszybciej, a jakiekolwiek pomyłki dostawowe zazwyczaj wykluczają dany sklep z obiegu. W związku z tym niezwykle ważne jest zachowanie porządku w magazynie i sprawne nim zarządzanie. Najprostszym rozwiązaniem byłoby zatrudnienie odpowiedniej liczby doświadczonych magazynierów, uzupełniających braki w towarach, czuwających nad szybkością realizacji dostaw i monitorujących przebieg zamówień. Nie zawsze jednak jest to możliwe i trzeba wtedy zdać się na inne rozwiązanie. W takim przypadku z pomocą może przyjść skuteczny system do zarządzania magazynami (program magazynowy online). Umożliwia on na przykład:
- analizę magazynową — czyli obserwację trendów zakupowych umożliwiającą modyfikację polityki firmowej pod zmieniające się trendy
- weryfikację stanów magazynowych — alerty systemu w przypadku wyczerpywania się konkretnego towaru
- automatyczną obsługę rezerwacji — przypisywanie danego towaru do klienta, pozwalające uniknąć dostawczych pomyłek.
Zarządzanie dokumentacją
Wraz z rozwojem firmy pojawia się coraz więcej różnych dokumentów, związanych nie tylko z samą obsługą zamówień. Bardzo łatwo się w tym wszystkim pogubić, szczególnie gdy całość jest na głowie jednej osoby. Nie wspominając już o braku czasu na rozważanie skutecznych metod zarządzania, czy kierunków rozwoju firmy. Wygodnym, a jednocześnie pozwalającym zachować kontrolę nad firmą rozwiązaniem takiej sytuacji może być e-księgowość. Za jej pomocą przedsiębiorca ma do dyspozycji m.in.:
- faktury elektroniczne
- integrację z e-ZUS
- e-deklaracje i JPK_VAT
- intuicyjne i proste wprowadzanie kosztów
Szybkość i łatwość płatności
Platforma, przez którą dokonywane są płatności, powinna być zaufaną i sprawdzoną — wiele osób rezygnuje na tym etapie z zakupów internetowych ze względu na źle dobrany system płatności. Nie warto więc na tym oszczędzać i lepiej korzystać w swoim sklepie z renomowanych platform (np. PayPal).
Marketing
Nie od dziś wiadomo, że marketing jest dźwignią handlu. Dlatego inwestycja w ten aspekt przyniesie z czasem wymierne korzyści.
Domena
Pierwszy i jeden z ważniejszych kroków. Dobra domena internetowa powinna odznaczać się trzema podstawowymi cechami:
- unikalność — coś takiego jak nazwanie jej po prostu imieniem raczej nie wchodzi w grę, podobnie jak nagminne w naszym kraju dodawanie do niego końcówki -ex lub przedrostka pol-. Nie może to też być przypadkowy zlepek liter
- zwięzłość — wpisanie jej nie może zajmować dużo czasu, a całość nie powinna przekraczać 2 – 3 wyrazów. Nikomu nie będzie się chciało wprowadzać adresu strony przez dłużej niż 5 sekund
- łatwość zapamiętania i wymówienia — właściwie wszystkie te trzy punkty łączą się ze sobą, gdyż unikalność i zwięzłość ma znaczny wpływ na możliwość zapamiętania. Prosty przykład — sklep z obojami Moje Oboje wygląda nieco lepiej od Poltadexu, choć też nie jest zbytnio wyszukaną nazwą.
Trzeba także pamiętać, że domena będzie wizytówką sklepu internetowego i będzie ona widoczna przez wszystkich odwiedzających jego stronę.
Mając już nazwę, trzeba jeszcze wykupić domenę (stąd biorą się końcówki adresów jak .pl czy .eu) u godnego zaufania rejestratora, który wprowadzi faktycznego kupującego jako właściciela do ogólnoświatowej bazy. Ceny tego procederu nie są wygórowane i nie powinny przekraczać 100 zł rocznie.
Kolejnym krokiem po wykupieniu domeny jest zadbanie o hosting u zaufanego hostingodawcy jak np. Progreso. Jest to odpłatne udostępnienie miejsca na pracującym bez przerw serwerze, umożliwiające działanie strony. Aby mieć pewność stabilności, na ten cel należy przeznaczyć 100 do 600 zł rocznie — tańsze oferty mogą mieć problemy serwerami, przez które sklep nie będzie aktywny, a wyższe to zwykle po prostu przepłacanie (opłaty mogą maksymalnie sięgać ok. 2000 zł).
Forma i styl strony
Strona sklepu musi być odpowiednio przygotowana — jej wygląd musi przyciągać uwagę klientów, a jej design być przyjemny, bez nachalnych elementów. Dobrze też, jeśli styl nawiązuje do oferowanych produktów, np. motywy drewniane przy sklepie z meblami. Powinna być ona czytelna i prosta w obsłudze. Rzetelne opisy produktów i dobrze wykonane zdjęcia to również krok w stronę zachęcenia klientów do zakupu.
Przy projektowaniu strony najlepiej zdać się na profesjonalistów, dzięki czemu osiągnie się pożądane efekty bez wykorzystania metody prób i błędów — będzie ona cieszyć oczy już od początku.
Promocja w mediach społecznościowych i pozycjonowanie
Reklama na facebooku czy innym portalu społecznościowym świetnie sprawdza się w początkowym okresie funkcjonowania sklepu. Pozwalają one także na stworzenie jego fanpage’ów, które pomogą gromadzić potencjalnych klientów. Wymagać to będzie regularnych udostępnień ciekawych treści, dzięki czemu zwiększy się częstotliwość odwiedzin.
Dobrym sposobem zwiększenia ruchu na stronie sklepu będzie inwestycja w jej pozycjonowanie, czyli szereg działań mających na celu podniesienie jej pozycji w wyszukiwarce.
Podsumowanie
Z prawnego punktu widzenia prowadzenie sklepu internetowego nie różni się zbytnio od tradycyjnych biznesów tego typu. Również zarządzanie nim będzie miało wiele wspólnego ze sklepami stacjonarnymi — tak samo wymagane jest sprawne zarządzanie magazynami, czy księgowością. Sklep internetowy musi także przyciągać wyglądem i profesjonalną obsługą. Pamiętaj o wykupieniu hostingu i domeny u odpowiedniego dostawcy, głównym założeniem Twojego biznesu jest sprawne działanie i wysokie zyski.
