Pierwszy rok sprzedaży online zwykle mieści się w prostym schemacie: jedna platforma, jeden magazyn, faktury wystawiane ręcznie. Drugi rok wygląda inaczej. Dochodzi Allegro, potem sprzedaż do Niemiec i Czech, zwroty, płatności odroczone, kody rabatowe.
Wtedy okazuje się, że księgowość dla ecommerce wymaga innych narzędzi niż obsługa warsztatu samochodowego, a biuro pracujące na segregatorach nie przetworzy sześciu tysięcy transakcji w miesiącu.
Czym różni się księgowość dla ecommerce od klasycznego biura rachunkowego?
Skalą i źródłem danych. Klasyczne biuro pracuje na dokumentach, które dostaje w segregatorze albo mailem. Sklep internetowy tworzy dane w systemie sprzedażowym i to system, nie człowiek, powinien przekazać je do księgi. Bez integracji z platformą sprzedażową księgowa przepisuje ręcznie raporty ze sklepu, z marketplace’u i od operatora płatności. Każde przepisanie to miejsce na pomyłkę.
Druga różnica dotyczy momentu powstania przychodu. W sprzedaży wysyłkowej zapłata, wydanie towaru i wystawienie faktury wypadają często w trzech różnych dniach, a bywa że w dwóch różnych miesiącach. Kto tego nie pilnuje, zamyka okres z przychodem, którego jeszcze nie było, albo płaci VAT wcześniej, niż musi.
Co najczęściej wysypuje rozliczenie sklepu internetowego?
Cztery rzeczy powtarzają się w niemal każdym sklepie, który przychodzi po audyt ksiąg:
- Zwroty księgowane zbiorczo na koniec miesiąca zamiast korektą do konkretnej transakcji. Przy kontroli nie da się wtedy odtworzyć ścieżki dokumentu.
- Prowizje marketplace’ów potrącane bezpośrednio z wypłaty. Na konto wpływa kwota po potrąceniu, a w księgach powinna znaleźć się pełna sprzedaż i osobno koszt prowizji.
- Przesunięcia towaru między magazynami w różnych krajach, typowe dla modelu fulfillment. Samo przemieszczenie własnych zapasów rodzi obowiązki raportowe, choć nie jest sprzedażą.
- Karty podarunkowe i bony, które w momencie zakupu nie zawsze stanowią przychód.
Rozliczenie sprzedaży wysyłkowej komplikuje dodatkowo kurs waluty. Przy sprzedaży w euro liczy się kurs z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, nie kurs z dnia wpływu pieniędzy na konto walutowe.
Kiedy sklep musi przejść na VAT OSS?
Po przekroczeniu 10 000 euro rocznej sprzedaży do konsumentów w innych państwach Unii Europejskiej. Próg liczy się łącznie dla wszystkich krajów, a nie osobno dla każdego. Po jego przekroczeniu podatek rozlicza się według stawki kraju nabywcy, korzystając z procedury VAT OSS albo rejestrując się lokalnie w każdym państwie.
W praktyce większość sklepów przekracza ten próg szybciej, niż zakłada. Dwadzieścia paczek miesięcznie do Niemiec przy średniej wartości koszyka 180 złotych wystarczy, żeby limit padł w połowie roku. Deklaracja OSS składana jest kwartalnie i wymaga podziału sprzedaży według krajów oraz stawek, co bez poprawnie oznaczonych danych w sklepie oznacza kilkanaście godzin pracy ręcznej.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla sklepu internetowego?
Trzy pytania weryfikują kompetencje szybciej niż cennik. Pierwsze: z jakimi platformami biuro rachunkowe dla sklepu internetowego ma działającą integrację i czy widziało już eksport danych z silnika, na którym stoi sklep. Drugie: kto odpowiada za poprawność stawek VAT przy wysyłkach zagranicznych. Trzecie: jak wygląda zamknięcie miesiąca przy dziesięciu tysiącach dokumentów sprzedaży.
Ogólnikowa odpowiedź na te pytania oznacza jedno: biuro będzie się uczyć e-commerce na Twoich danych i Twoich terminach. Na czym polega nasza obsługa księgowa sklepów internetowych — co przejmujemy, jak rozliczamy sprzedaż przez Allegro, Amazon czy eBay i transakcje zagraniczne — opisaliśmy tutaj: www.ps-consulting.pl/ksiegowosc-dla-e-commerce
Sprzedaż internetowa wybacza wiele błędów operacyjnych. Źle zaksięgowana transakcja sprzed dwóch lat wraca w momencie, gdy sklep szuka finansowania albo trafia na kontrolę. Wtedy porządek w księgach kosztuje więcej niż jego utrzymywanie na bieżąco.
